U mag gewoon doorboeken in hetzelfde dossier in het nieuwe boekjaar. Dat wil
zeggen, u mag de eerste boekhoudperiode van het nieuwe boekjaar actief maken
en daarin beginnen boeken, zonder eerst afgesloten te moeten hebben.
Daarmee is rekening gehouden. Ieder dossier bevat twee of meer boekjaren
en u mag reeds aan het 'nieuwe boekjaar' beginnen voor het 'oude boekjaar'
is afgesloten.
Ja, u mag in het nieuwe boekjaar ontvangen betalingen afpunten tegen
verkoopfacturen in het oude boekjaar. Bij het afsluiten zal de WINexpert+
het saldo per klant opnieuw bepalen en dat netjes en correct verwerken in
de openingsbalans. Met andere woorden, de WINexpert+ zal de boekhouding
juist weergeven, ook al heeft u afgepunt over het boekjaar heen.
Ja, u mag in het nieuwe boekjaar gedane betalingen afpunten tegen
aankoopfacturen in het oude boekjaar. Bij het afsluiten zal de WINexpert+
het saldo per leverancier opnieuw bepalen en dat netjes en correct verwerken
in de openingsbalans. Met andere woorden, de WINexpert+ zal de boekhouding
juist weergeven, ook al heeft u afgepunt over het boekjaar heen.
Die afpuntverschillen mag u door de WINexpert+ automatisch laten wegboeken.
Vergeet niet dit te doen met de actieve boekingsperiode in het nieuwe boekjaar.
(Desnoods eventjes de actieve periode wijzigen!).
Immers, het is pas bij de ontvangst of het verrichten van de betaling in
het nieuwe boekjaar, dat het afpuntverschil (een verlies of een opbrengst)
ontstaat. Dit afpuntverschil moet dan ook in het nieuwe boekjaar geregistreerd worden.
Ja, de WINexpert+ kijkt in het gehele dossier (oude boekjaar èn nieuwe
boekjaar) naar openstaande facturen en (gedeeltelijke) betalingen van de
klanten om de aanmaningen af te drukken. Het maakt dus geen verschil of
u reeds afgesloten heeft of niet.
Ja, tijdens het afsluiten neemt de WINexpert+ de oude openstaande
facturen en de oude (gedeeltelijke) betalingen in detail over in de
openingsbalans van het nieuwe boekjaar. Deze komen dan in detail op
de betalingsherinneringen te staan.
Die boekt u in het diversendagboek in de afsluitperiode van het eerste
boekjaar. Zoals u aan de boekingsperiodes kunt zien bevindt die afsluitperiode
zich tussen het eerste en het tweede boekjaar.
Voor wat betreft de WINexpert+ pas voordat u het oude boekjaar afsluit
of voordat u aan de 28ste periode in het dossier begint (er zijn er 27).
Wettelijk gezien gelden er andere eisen.
Bij het afsluiten 'knipt' de WINexpert+ het oude boekjaar in het begin van
het dossier weg,
schuift het nieuwe boekjaar naar voren en voegt er een nog nieuwer boekjaar aan
toe. U heeft dan dus opnieuw twee boekjaren in uw dossier.
Het 'weggeknipte' oude boekjaar zet de WINexpert+ automatisch voor u op een
ander dossiernummer en voegt aan de dossiernaam '(afgesloten)' toe. U kunt dat
dossier daar dus raadplegen en afdrukken.
Ja, de WINexpert+ verzorgt het technisch gedeelte van de afsluiting, het
'wegknippen' van het oude boekjaar, het verhuizen van het oude boekjaar naar
een ander dossiernummer, het verhuizen van het nieuwe boekjaar naar het begin
van het dossier en het vrijmaken van een nog nieuwer boekjaar aan het einde
van het dossier.
U staat wel zelf in voor het eventuele boeken van afsluitverrichtingen,
van eventuele correcties en dergelijke in de afsluitperiode van het oude
boekjaar vóórdat de WINexpert+ dat technisch gedeelte van de afsluiting
kan uitvoeren. Heeft u een onvolledige boekhouding, waardoor u geen winst-
of verlies moet bepalen en mogelijk ook geen juiste saldi van klanten en van
leveranciers heeft (omdat u de financiële verrichtingen niet (allemaal) intypt),
dan kunt u dat eventuele boeken van afsluitverrichtingen overslaan en de WINexpert+
opdracht geven de technische afsluiting toch uit te voeren.
Tijdens die 'verhuis' van het oude boekjaar maakt de WINexpert+ er
meteen een 'netto' dossier van door alle niet in dat oude boekjaar voorkomende
klanten, leveranciers en grootboekrekeningen weg te laten. Dus ook klanten,
leveranciers en rekeningen van nog eerdere boekjaren, die er nog in zouden voorkomen,
worden weggelaten. Door de eindejaarsafdrukken van historieken en overzichten
vanuit dit dossier te maken, beperkt u dan ook de papierberg.
Ja, als het om de balansen gaat (rekeningen 100.000 tot en met 599.999)
kiest u voor de periode vanaf de openingsperiode oud boekjaar tot en met de
laatste periode in het nieuwe boekjaar. Natuurlijk toont deze balans nog niet
de winst- of verliesverwerking van het oude boekjaar, maar het is een alleszins
'juiste' balans aan de hand van de gegevens, zoals die zich in uw boekhouding
bevinden.
Als het om de resultaten gaat (rekeningen 600.000 tot en met 799.999)
kiest u enkel voor de periodes van het nieuwe boekjaar. De resultaten gelden
immers per boekjaar en worden ieder boekjaar vanaf 'nul' opnieuw begonnen. Als u
enkel het tweede boekjaar selecteert verschijnen (in de PRO-versie) de opties om
(afzonderlijk) de balans-en de resultatenrekeningen van het voorgaande boekjaar
al dan niet mee op te nemen in de balans. Daarnaast in het 'Jaaroverzicht rekeningen' (de balansen naast elkaar) kunt u ook
zelf de periodes van het nieuwe boekjaar kiezen door op de knop 'Periodes'
te drukken. De WINexpert+ toont dan automatisch een bijkomende optie '< voordien'.
Door deze NIET aan te vinken krijgt u enkel de resultaten over de gekozen
periodes (het nieuwe boekjaar) te zien. Vinkt u die optie '< voordien' wél aan, dan zet de WINexpert+ in de eerste kolom het totaal van de resultaten
van het vorige boekjaar.
Ja, als u de saldi klanten en leveranciers raadpleegt zonder de voorgestelde
periodes te wijzigen, toont de WINexpert+ u het huidig saldo. Met andere woorden,
op correcties en afsluitverrichtingen na het juiste saldo van klanten en van
leveranciers.
Wil u de saldi raadplegen voor enkel de facturen en betalingen in het
oude boekjaar of enkel de facturen en betalingen in het nieuwe boekjaar,
dan drukt u op de knop 'Periodes' en selecteert u over welke periodes u
de saldi wil zien. De WINexpert+ herrekent dan bliksemsnel de juiste saldi voor u.
Als u die openstaande facturen van het oude boekjaar nog niet afgepunt
heeft tegen de betalingen in het nieuwe boekjaar, ja. Bij de afpunting
wordt een openstaande post omgezet naar een afgepunte post en komt deze
niet langer voor op de lijst van openstaande posten (wél op de lijst van
openstaande saldi!).
Wel zorgt de WINexpert+ bij de afsluiting automatisch voor een juiste
berekening van het openstaande saldo aan het einde van het oude boekjaar
voor iedere klant en voor iedere leverancier en noteert hij dat saldo individueel
in de openingsbalans.
Als u dus een overzicht wil hebben van de openstaande facturen en openstaande
betalingen (bijvoorbeeld voorschotten) van klanten en van leveranciers, dan
moet u deze afdrukken alvorens u openstaande posten in het oude boekjaar afpunt.
Ja, mits dat boekhoudkundig nog toegelaten is. Die correcties moet u dan
echter tweemaal boeken, éénmaal in het oude boekjaar (bijvoorbeeld in de
Afsluitperiode) ÈN éénmaal in het nieuwe boekjaar (verplicht in de Openingsperiode).
De eindbalans van het oude boekjaar moet wettelijk gezien nu eenmaal perfect overeenstemmen
met de beginbalans van het nieuwe boekjaar.
Ja, mits u die afsluiting doet voordat u méér dan 3 maanden (periodes) in het
nieuwe boekjaar boekt. Er is immers een limiet van 27 periodes (Openingsperiode +
12 periodes oud boekjaar + Afsluitingsperiode oud boekjaar + 12 periodes nieuw
boekjaar + Afsluitingsperiode nieuw boekjaar = 27 periodes), waarvan 24 gewone
boekhoudperiodes (maanden) zijn. Als uw eerste boekjaar dus langer is dan de
klassieke 12 maanden, dan gaat dat voorlopig ten koste van de lengte van het tweede boekjaar.
In dat uitzonderlijke geval kunt u nog altijd gebruik maken van een
'voorlopige afsluiting'. U boekt dan voorlopig de winst of het verlies
van het oude boekjaar weg naar bijvoorbeeld een wachtrekening en sluit af
volgens de gebruikelijke werkwijze. Zodra u de afsluitverrichtingen kunt boeken
(eventueel met de correcties) doet u dat in de afsluitperiode van het
'oude boekjaar' in het verhuisde dossier ÈN in de openingsperiode van het nieuwe
boekjaar (in uw oorspronkelijk dossier).
De eindbalans van het oude boekjaar moet wettelijk gezien nu eenmaal perfect
overeenstemmen met de beginbalans van het nieuwe boekjaar.
Ja. U kopieert met de WINexpert+ zelf de gegevens van het huidige dossier naar
een nieuw dossier (het menu 'Overigen', menupunt 'Kopieer dossier). Dan krijgt u
een exacte kopie van het oorspronkelijk dossier, maar op een ander dossiernummer.
In de 'Parameters' (menu 'Overigen') vindt u op het tabblad 'Overigen' een
rode knop 'Alle boekingen in dit dossier wissen ...' . Door
daarop te drukken haalt u de boekingen uit dat nieuwe dossier (de WINexpert+ wijst
u herhaaldelijk op de consequenties en vraagt u om een bevestiging van uw opdracht),
maar de klanten, de leveranciers en de grootboekrekeningen blijven bestaan,
zonder saldi.
In de 'Parameters' kunt u dan meteen de naam van het dossier wijzigen
(bijvoorbeeld door het andere boekjaar daarin te vermelden).
Omdat ook de boekhoudperiodes nog dezelfde zijn als het oorspronkelijke
dossier wijzigt u deze met 'Naam en data periodes' in het menupunt 'Periodebeheer'
in het menu 'Overigen'. Met de knop 'Reeks boekhoudperiodes' kunt u makkelijk het
nieuwe boekjaar vastleggen zonder de periodes ieder afzonderlijk in te moeten geven.
Door het dossier te kopiëren zonder het af te sluiten moet u wel de gehele
eindbalans van het vorige boekjaar opnieuw intypen in het nieuwe boekjaar, de
openstaande posten van klanten en van leveranciers inbegrepen.
De eindbalans van het oude boekjaar moet wettelijk gezien nu eenmaal perfect
overeenstemmen met de beginbalans van het nieuwe boekjaar.
Tip: om het u gemakkelijk te maken kunt u best van het oorspronkelijk
dossier het nieuwe boekjaar maken, zoals dat ook gebeurt bij het wel gebruiken
van de normale afsluitprocedure. Het gekopieerde dossier is dan het oude boekjaar.
Ja, u kunt nog altijd de jaarlijkse listing van BTW-plichtige afnemers
maken. U kiest daarvoor in het afgesloten dossier voor de afdruk over de
maanden, die zich in het oude boekjaar bevinden. De WINexpert+ stelt vast,
dat die listing niet een geheel kalenderjaar omvat en vraagt u automatisch om het dossier,
waarin de rest zich bevindt. In dat andere dossier kiest u de ontbrekende maanden
en de WINexpert+ stelt voor u de jaarlijkse listing samen vanuit die twee dossiers.
Neen, de afsluitingsperiode van het oude boekjaar is een 'spilperiode'
waarin voor de afsluiting de eindbalans van het oude boekjaar staat en na de
afsluiting de beginbalans van het nieuwe boekjaar staat.
Als u de eindbalans van het oude boekjaar raadpleegt of afdrukt,
kies dan dus altijd 'tot en met' de afsluitingsperiode van dat oude boekjaar.
Die eindbalans is meteen de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Na het afsluiten
vindt u die beginbalans terug in de nieuwe Openingsperiode.
De WINexpert+ zorgt zelf voor het automatisch omzetten van de
Afsluitingsperiode naar de Openingsperiode.
Ja. Het volstaat in het periodebeheer met de rechtermuistoets de periode van
de 'Afsluiting' aan te klikken en deze te verslepen (naar beneden) tot het nieuwe einde van het
boekjaar.
Zodra u deze periode loslaat zal die afsluitperiode zich nestelen tussen de
twee boekjaren. Klik die afsluitperiode met de linkermuistoets aan om de datum
en de naam aan te passen (bijvoorbeeld "Afsluiting '02" wordt
"Afsluiting '03").
Door het verschuiven van de afsluitperiode (zie punt 24) naar een latere
periode schuiven de boekingsperioden automatisch aan elkaar, ongeacht of er wel
of niet reeds in geboekt werd. Ze worden dus niet langer onderbroken door de
afsluitperiode en vormen dan ook tesamen één boekjaar.
Ja, u moet er zorg voor dragen, dat aan het einde van ieder boekjaar
(normaal in maanden, in kwartalen, verschillend van het kalenderjaar, verlengd
of verkort) zich een afsluitingsperiode bevindt. De WINexpert+ gebruikt die
afsluitperiode om er in het nieuwe boekjaar de beginbalans in te plaatsen; de
WINexpert+ maakt er dan de openingsperiode van.
Ja, u moet tòch afsluiten, want dat is de manier waarop de WINexpert+ het
vorig boekjaar uit het dossier wegknipt en verhuist naar een ander dossier, het
nieuwe boekjaar naar voren schuift in het dossier en ruimte vrijmaakt voor een nog
nieuwer boekjaar.
U kunt echter kiezen voor een afsluiting 'Onvolledige boekhouding met saldi
klanten/leveranciers' of voor 'Onvolledige boekhouding zonder saldi
klanten/leveranciers' in plaats van voor 'Volledige (dubbele) boekhouding met
eind- en beginbalans' zoals de WINexpert+ voorstelt.
