In de Pacioli van 30 juni 2001, het Bulletin van het Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten, wordt de boekhouders (nog eens) gewezen op de juiste verwerking van de niet-aftrekbare BTW op aankoopfacturen.

Al te vaak wordt het niet-aftrekbare gedeelte van de BTW op aankoopfacturen in zijn geheel als kost geboekt. Daardoor wordt dit niet-aftrekbaar gedeelte inderdaad niet teruggevorderd van de BTW-administratie en lijkt men aan de regels voldaan te hebben.

Dat is niet altijd juist.

Zolang het totaalbedrag aan niet-aftrekbare BTW op een kostenrekening prijkt wordt het in zijn geheel in mindering gebracht op de fiscaal belastbare grondslag (boekhoudkundige winst + verworpen uitgaven).

Maar soms is de BTW niet-aftrekbaar omdat het geen beroepsuitgave, maar een privé-uitgave is of een uitgave, waarvan een gedeelte privé ten laste genomen moet worden.

Zo bijvoorbeeld een vennootschap met de BTW-administratie overeengekomen is, dat 70% van de telefoonrekening als beroepskost aanvaard wordt en 30% als privé ten laste van de zaakvoerder gezien wordt, dan is het niet-aftrekken van 30% van de BTW op die telefoonrekening voldoende om aan de vereiste niet-aftrekbaarheid van de BTW te voldoen.

Als voorbeeld een telefoonrekening van 121,00 euro, waarvan 100,00 euro telefoonkosten en 21,00 euro als BTW.

Moest deze factuur geheel als bedrijfskost gezien kunnen worden, dan is de boekhoudkundige verwerking…

Wordt 30% als privé-uitgave gezien, dan is de boekhoudkundige verwerking NIET…

Weliswaar wordt 30% van de BTW (6,30 euro) niet teruggevorderd van de BTW-administratie, maar de BTW is dan wel in bedrijfskosten van de vennootschap gebracht. Privé-uitgaven zijn echter geen bedrijfskosten. Ze maken ofwel deel uit van het loon, van (te belasten) 'voordelen van alle aard' of van de 'Rekening courant zaakvoerder'.

Ook zijn de telefoonkosten van 100,00 euro slechts voor 70,00 euro bedrijfskosten.

De juiste boekhoudkundige verwerking van die factuur zou dan ook zijn…

Met deze boekhoudkundige verwerking wordt voldaan aan zowel de correcte toepassing van de BTW-regels als aan die van de fiscale regels met betrekking tot de verwerking van deze factuur. De zaakvoerder betaalt zelf zijn deel van de telefoonrekening, 36,30 euro, niet toevallig 30% van het totale factuurbedrag. Zolang hij dit deel niet aan de vennootschap terugbetaalt heeft hij een schuld aan de vennootschap en betaalt desgevallend een intrest op het (debet-saldo) van zijn rekening-courant.

Hoe de verwerking van deze factuur in de WINexpert+ te doen? In de WINexpert+ PRO-versie kunt u dit automatisch laten doen.

U koppelt aan de rekening Telefoonkosten een doorboeking naar de rekening courant van de zaakvoerder, 30% van het bedrag, 30% van de BTW.

Klik op beeld om een vergroting te bekijken

Als u nu in het aankoopdagboek de telefoonfactuur boekt…

Klik op beeld om een vergroting te bekijken

dan beperkt u zich tot de gewone ingave van de factuur. Bij het registreren zal de WINexpert+ automatisch de doorboekingen uitvoeren volgens het opgegeven schema en u die eerst op het scherm voorstellen. U kunt dat voorstel aanvaarden, wijzigen of negeren.

Geheel automatisch voegt de WINexpert+ een tegenboeking toe op de telefoonkosten voor het privé-gedeelte 30%, die dus uit de kosten gehaald wordt en naar de rekening courant van de zaakvoerder wordt overgebracht.

Meteen, eveneens geheel automatisch, haalt de WINexpert+ 30% van de BTW op dat privé-gedeelte van de kosten en zet die eveneens op een rekening courant. In dit voorbeeld is er een aparte rekening voor de niet-aftrekbare BTW vanwege privé-gebruik, maar het màg dezelfde rekening 486.000 zijn als waarop het privé-gedeelte van de kosten staat.

Klik op beeld om een vergroting te bekijken

De BTW-aangifte zal dan ook slechts 70 euro als bedrijfskosten en 14,70 euro als aftrekbare BTW tonen. De rest staat op de '486.000 R/C Zaakvoerder' en valt buiten de BTW-aangifte.

Een andere vorm van niet-aftrekbaarheid van BTW bestaat uit de speciale matiging in aftrekbaarheid van bijvoorbeeld onderhoudskosten aan personenwagens

Nemen we het voorbeeld uit de Pacioli over, dan koppelen we aan de rekening '610.810 Onderhoud personenwagen' de rekening '610.819 Verworpen uitgaven' om er automatisch de 25% niet-aftrekbaarheid voor de beperkte fiscale aftrekbaarheid van deze kost aan toe te voegen. En om het nog wat ingewikkelder te laten lijken voegen we er ook nog eens 30% privé-gebruik aan toe (dat verwonderlijk genoeg, ten laste van het niet-aftrekbare deel mag vallen).

Klik op beeld om een vergroting te bekijken

Opmerkelijk is, dat de aftrekbeperking tot 50% van de BTW rekening mag houden met het privé-gedeelte van de BTW. Aan die 30% niet aftrekbare BTW vanwege privé-gebruik moet dus nog slechts 20% van de BTW worden toegevoegd om tot die 50% aftrekbeperking te komen.

Nu blijkt, dat zo'n boeking autokosten enkel ingewikkeld lijkt, en het zeker niet is.

Immers, als we dan in het aankoopdagboek een onderhoudsfactuur voor die personenwagen boeken, doen we niet meer dan het volgende:

Klik op beeld om een vergroting te bekijken

…, één regeltje dus, en de WINexpert+ maakt er zelf geheel automatisch dit boekingsvoorstel van …

Klik op beeld om een vergroting te bekijken

Met andere woorden, één regeltje ingeven en de WINexpert+ zorgt zelf geheel automatisch voor de (uitgebreide) rest, zonder dat u er bijkomend iets voor moet doen!

En in de omschrijving van de 8 automatisch toegevoegde boekingsregels staat stapsgewijze de toelichting, hoe de bedragen tot stand zijn gekomen.

Dit zijn uitgebreide boekingen, die sommige boekhouders misschien liever aan het einde van het jaar als regularisatie boeken, maar als het toch automatisch kan, waarom dan niet factuur per factuur die doorboeking automatisch laten geschieden?

We herinneren de lezer-boekhouder aan de Pacioli van 15 juni 2000, waar met betrekking tot de aftrekbare BTW op autokosten een onderscheid gemaakt wordt tussen 'A. BTW aftrekbaar door de gemengde belastingplichtige vennootschap', 'B. BTW aftrekbaar door een natuurlijk persoon', 'C. Synthese van het voornemen of de aftrekbare BTW te bepalen voor een belastingplichtige onderworpen aan de algemene aftrekprorata of aan de reële aanwending omwille van een gemengde belastingplicht' en 'D. Synthese van het voornemen om de aftrekbare BTW te bepalen buiten de algemene aftrekprorata en de reële aanwending."

Het valt buiten ons werkterrein als software-kantoor aanwijzingen te geven omtrent de aftrekbaarheid van BTW, maar bovenstaand voorbeeld van verwerking mag niet leiden tot de gedachte, dat daarmee àlle vormen van aftrekbeperking behandeld zouden zijn.

Begin van pagina