|
|||
|
|
Algemeen:De facturatie kan van eenvoudig naar complex gaan. De WINexpert+ kent daarom aparte facturatieprogramma's voor bijvoorbeeld drankencentrales en garages. Daarnaast zijn er meer algemene facturatieprogramma's, die eenvoudig kunnen beginnen, maar uitgebreid kunnen worden met optionele modules. Naast facturen willen veel ondernemingen ook de verkopen in een winkel in de computer verwerken, waardoor die als kassa dient met aparte kassastrook, eventueel gekoppeld aan een barcodelezer. De WINexpert+ Facturatie maakt dit allemaal mogelijk op eenvoudige en rendabele wijze, met altijd het snel en soepel factureren als hoofdtaak. Klanten:Klantengegevens steekt u in een aparte fiche. Wil u meer gegevens van uw klanten bijhouden dan er standaard voorzien zijn? In een eenvoudig informatierooster kunt u zelf kiezen wat u wil bijhouden. Per klantenfiche kunt u opgeven hoeveel kopieën van facturen die wenst. Dan drukt de WINexpert+ automatisch dat aantal kopieën af. De klanten aan wie u de bestelling bezorgt, kunt u organiseren in 'routes'. Als u dan de bestellingen heeft ingegeven, drukt u een 'paklijst' voor die route af om de vrachtwagen te laden. Ook al zou u per klant de goederen laden, weten hoeveel artikelen u van elk soort nodig heeft, vergemakkelijkt de paklijst het overbrengen van magazijn naar vrachtwagen. Van klanten kunt u lijsten raadplegen en afdrukken, etiketten afdrukken om hen uit te nodigen voor opendeurdagen of de gegevens doorsturen naar andere programma's om gepersonaliseerde brieven klaar te maken. Heeft u klanten met bijzondere kortingen? Met een eigen prijslijst? Met bijkomende kortingen op een prijslijst? Afhankelijk van afgenomen hoeveelheden? Naast het aanpassen van de prijzen tijdens het factureren en naast het individueel toekennen van kortingen per factuurregel kunt u optioneel kiezen voor zeer uitgebreide en uiterst soepele kortingsschema's per klant. Telefoneert u zelf uw klanten om de bestellingen op te nemen? De WINexpert+ kan bestelbladen voor u afdrukken met de artikelen, die uw klant gebruikelijk neemt. Telefonisch kunt u dan met uw klant dat lijstje overlopen, zodat hij zeker niets vergeet. Zo'n bestelrooster kunt u ook op het scherm oproepen en meteen invullen, zonder alle artikelen in te moeten typen. Dat bespaart veel werk. Artikelen:Het zijn niet alleen artikelen, die u kunt verkopen/factureren. Ook verhuur en diensten kunt u factureren, de omschrijving eventueel aanpassen tijdens het factureren. Prijswijzigingen kunt u makkelijk in één keer doorvoeren per artikel, reeks artikelen, groep artikelen. U typt éénmalig het percentage (of vast bedrag) in. De WINexpert+ rekent dan automatisch de prijzen om en vervolgens worden tijdens het factureren de nieuwste prijzen voorgesteld. Werkt u veel met prijzen BTW inbegrepen? Duidt op de artikelfiche aan, dat de prijs inclusief BTW is en die wordt voor de facturatie automatisch uit de prijs gehaald. Facturatie:U factureert leveringen van artikelen, eventueel verhuur, eventueel verlening van diensten. Fiches voor nieuwe klanten en voor nieuwe artikelen of nieuwe 'facturatieposten' kunt u maken terwijl u bezig bent met factureren. U zoekt die fiches ook eenvoudig op, zodat u geen klantennummers en artikelnummers moet onthouden. Eventueel aanpassen van prijzen en van omschrijvingen doet u tijdens het factureren zelf. Factureert u verpakkingen x hoeveelheden en de prijs per kilo/stuk/liter? Met de WINexpert+ is het simpelweg één parameter instellen en vervolgens berekent hij automatisch voor u de juiste hoeveelheden en prijzen. Wil u eerst een leveringsbon afdrukken? Geef die in, druk die af en registreer die. Nadien kunt u er meteen een factuur van maken zonder de gegevens opnieuw in te typen. Wil u de factuur onmiddellijk afdrukken of pas later? U kiest voor de knop 'afdrukken' of voor de knop 'registreren'. Wil u na de afdruk van de factuur nog iets eraan wijzigen? Kies dan voor 'herafdruk' van de factuur. Wil u de facturen stuk per stuk afdrukken of aan het einde van de dag? Aan het einde van de week? Einde van de maand? U kiest zelf het moment van de afdruk. Voor de facturen kiest u naar eigen keuze voorgedrukte facturen dan wel blanco papier, dat u door de WINexpert+ laat bedrukken, een eigen hoofding inbegrepen. Aan de hand van de klantenfiche maakt de WINexpert+ automatisch het aantal benodigde kopieën voor die ene klant. Afgedrukte, geregistreerde facturen en creditnota's komen in een buffer terecht, die in de WINexpert+ Boekhouding ingelezen kan worden. Voorraad en inventaris:U kiest zelf van welke artikelen u eventueel de voorraad bijhoudt. Ook als de voorraad nog niet bijgewerkt zou zijn, geeft de WINexpert+ u toch de factuur, zelfs al gaat de voorraad in uw computer daarmee onder nul. U typt de binnengekomen stock dan achteraf in. Door de voorraad te 'bevriezen' in de inventaris kunt u na het einde van het jaar gewoon verder factureren. De voorraad verandert dan nog wel, de bevroren inventaris nog enkel als u dat wil. Zo kunt u toch doorgaan met leveren en factureren zonder dat het uw inventaris beïnvloedt. Barcodes:U kent ze wel, die streepjescode op artikelen. De meeste artikelen zijn er mee uitgerust. De WINexpert+ kent een optionele module om barcodes te scannen. Heeft een artikel geen barcode? Als u wil kunt u etiketten afdrukken (met uw eigen printer) met een eigen code. Die etiketten kunt u zelf aanpassen. Of u de artikelcode kent of die code intypt (of een eigen code hanteert), de WINexpert+ zoekt het artikel snel op en geeft u het juiste artikel. De streepjescodes zijn niet alleen nuttig voor het opnemen van de stock (eventueel met de handscanner WorkAbout van Psion, een krachtige, handige en betaalbare scanner), maar ook kunt u die gebruiken met de optionele kassamodule om de artikelen in te scannen in plaats van in te typen (al kunt u altijd de combinatie gebruiken). Kassa:Wil u uw computer ook als kassa gebruiken? Met een optionele module in de WINexpert+ kan dat. Om de samenwerking met de facturatie te verzekeren en ook om een eventueel voorraadbeheer bij te kunnen houden, kunt u toch beter een computer als kassa gebruiken dan een aparte en meestal véél duurdere computerkassa aan te schaffen? Sluit een ticketprinter aan op uw computer en de kassalade op die printer (of rechtstreeks aan de computer) en de WINexpert+ drukt vlotjes kastickets af en opent de geldlade voor u. Die kastickets kunt u zelf ontwerpen en van een hoofding en van een voetnoot voorzien. Houdt uw ticketprinter geen controlestrook bij? Geen nood, de WINexpert+ slaat dan de afdruk op en op een 'stil' tijdstip laat u de ticketjes nog eens afdrukken, nu achter elkaar. En als een èchte kassa toont de WINexpert+ het totaalbedrag, het gegeven èn het terug te geven bedrag. Een betaling met Proton, Bancontact, kredietkaart, cheque? Als u wil, kunt u dat apart aangeven, zelfs met een eigen referentie om later gemakkelijk terug te kunnen vinden. De optionele kassamodule geeft verkoopoverzichten (die hij om kan zetten naar pro forma facturen, automatisch door te sturen naar de boekhouding) en samengevatte financiële overzichten (de controlestrook bevat het detail) om over te typen in de boekhouding. BTW-tarieven:BTW-tarieven past u zelf aan. De historiek van voorgaande jaren behoudt de oorspronkelijke BTW-tarieven. Als artikelen van BTW-tarief veranderen kunt u die in reeksen of in groepen aanduiden en in één keer de verandering automatisch doorvoeren. Kopieën:Het maken van veiligheidskopieën, back-ups, doet u op eenvoudige wijze vanuit de WINexpert+ zelf. Eventueel gebruik van die kopieën doet u ook vanuit de WINexpert+. Zo weet u altijd de juiste en de complete gegevens als een aparte kopie bewaard te hebben. Dit kopiëren gaat razendsnel en de gegevens worden samengeperst in een verhouding van 1 op 18 tot 1 op 30. Daardoor kunt u die kopieën ook maken op een diskette. Meestal volstaat één disketje voor een kopie. Eerst enkele menupuntjes:Klanten: Facturatie: Artikelen: Kassaprogramma: BTW- BTW-voet kiezen - Wijzigen van BTW-voet Overigen:
|
