|
|||
|
|
Algemeen:De facturatie van drankencentrales is vaak een complex systeem. Tal van prijsafspraken zorgen voor ingewikkelde prijsberekeningen. Sommige klanten worden wel het leeggoed aangerekend, anderen dan weer niet. Veel drankencentrales hebben een discount voor particulieren en willen de verkopen in die discount ook in de computer verwerken, waardoor die als kassa dient met aparte kassastrook, eventueel gekoppeld aan een barcode-lezer. De WINexpert+ Drankcentrale maakt dit allemaal mogelijk op eenvoudige en rendabele wijze. Klanten:Uw klanten kunnen cafés (forfaitair stelsel of niet) zijn, verenigingen, particulieren, rustoorden, enzovoorts, ieder met individuele prijsafspraken. Daarnaast is er soms de eigen discount, een 'klant' met nog eens aparte prijzen. Per klantenfiche kunt u opgeven hoeveel kopieën van facturen die wenst. Dan drukt de WINexpert+ automatisch dat aantal kopieën af. Heeft u klanten, die u het leeggoed niet aanrekent? Eén keer op de klantenfiche noteren en de WINexpert+ houdt er automatisch rekening mee. De klanten aan wie u de bestelling bezorgt, kunt u organiseren in 'routes'. Als u dan de bestellingen heeft ingegeven, drukt u een 'paklijst' voor die route af om de vrachtwagen te laden. Ook al zou u per klant de goederen laden, weten hoeveel bakken en flessen u van iedere drank nodig heeft, vergemakkelijkt een paklijst het overbrengen van magazijn naar vrachtwagen. Wil u meer gegevens van uw klanten bijhouden dan er standaard voorzien zijn? In een eenvoudig informatierooster kunt u zelf kiezen wat u wil bijhouden. Van klanten kunt u lijsten raadplegen en afdrukken, etiketten afdrukken om hen uit te nodigen voor opendeurdagen of de gegevens doorsturen naar andere programma's om gepersonaliseerde brieven klaar te maken. Heeft u klanten met bijzondere kortingen? Met een eigen prijslijst? Met bijkomende kortingen op een prijslijst? Afhankelijk van afgenomen hoeveelheden? Geef die kortingsregelingen éénmalig in en de WINexpert+ past die voortaan automatisch toe. Bij het factureren kunt u van de voorgestelde (kortings)prijzen nog afwijken. Telefoneert u zelf uw klanten om de bestellingen op te nemen? De WINexpert+ kan bestelbladen voor u afdrukken met de artikelen, die uw klant gebruikelijk afneemt. Telefonisch kunt u dan met uw klant dat lijstje overlopen, zodat hij zeker niets vergeet. Zo'n bestelrooster kunt u ook op het scherm oproepen en meteen invullen, zonder alle artikelen in te moeten typen. Dat bespaart veel werk. Artikelen:Dranken kunt u per fles of per bak verkopen, per blikje of per verpakking van een aantal blikjes, per pak of per aantal pakkingen in folie, per vat… Kortom, per stuk of in bepaalde hoeveelheden. Neemt een klant een paar flesjes uit een bak, dan houdt de WINexpert+ automatisch bij hoeveel volle bakken u nog heeft of er van kunt maken; het komt immers voor, dat de flesjes uit twee verschillende bakken gehaald werden. De prijs per fles kan verschillen van de totale prijs van alle flessen in een bak. U kunt dat zelf bepalen. Ieder artikel kan tot 21 verschillende prijzen hebben per fles/stuk en tot 21 verschillende prijzen per bak/grote verpakking. Dit zijn dus 21 verschillende prijslijsten. Bijvoorbeeld een prijs voor afhaling bij de discount, een andere prijs voor thuisbezorging particulieren, een andere prijs voor gebonden cafés, een andere prijs voor niet-gebonden cafés, weer een andere prijs voor verenigingen, die afhalen, enzovoorts. Iedere klant geeft u één van die 21 prijslijsten als basis. Vervolgens kunt u dan per artikelgroep (streekbieren, vruchtensappen, waters...), maar ook afwijkend per artikel voor die klant een àndere prijslijst toekennen en daar bovenop ook nog eens kortingen geven in centen of in procenten. Zelfs hoeveelheden kunt u laten doorwegen in de eventuele korting. Bijvoorbeeld tot 10 bakken prijslijst 5 met een bijkomende korting van 2,45 %, tot 15 bakken prijslijst 5 met een bijkomende korting van 2,75 %, tot 20 bakken prijslijst 6 zonder bijkomende korting en meer dan 20 bakken prijslijst 6 met een bijkomende korting van 1,33% èn 25 eurocent. Op deze manier stelt u voor een klant een eigen kortingsschema op, dat u achteraf nog kunt veranderen. Een prijswijziging in een artikel wordt dan geheel automatisch doorgevoerd voor alle klanten, volgens hun eigen kortingsschema. Eén keer de moeite doen om de kortingsschema's op te stellen en voortaan rekent de WINexpert+ automatisch altijd de juiste prijs uit. Deze prijs kunt u dan tijdens het factureren nog aanpassen. Prijswijzigingen kunt u makkelijk in één keer doorvoeren per artikel, reeks artikelen, groep artikelen. U typt éénmalig het percentage (of vast bedrag) in. De WINexpert+ rekent dan automatisch de prijzen om en vervolgens worden tijdens het factureren de nieuwste prijzen voorgesteld, rekening houdend met het kortingsschema van de individuele klant. Leeggoed:De WINexpert+ houdt automatisch een overzicht bij van het leeggoed, betaald zowel als in consignatie, vol zowel als leeg. U bent dus altijd op de hoogte, zonder dat u er enige moeite voor moet doen. Wil u het leeggoed gedetailleerd afdrukken op de leveringsbon/factuur? U kunt kiezen dat per regel te doen, in een aparte kolom en zelfs in twee kolommen (één voor uitgaand, één voor binnengekomen leeggoed)! Facturatie:U factureert leveringen van dranken en van overige artikelen, eventueel de verhuur van materiaal. Fiches voor nieuwe klanten en voor nieuwe artikelen kunt u maken terwijl u bezig bent met factureren. U zoekt die fiches ook eenvoudig op, zodat u geen klantennummers en artikelnummers moet onthouden. Eventueel aanpassen van prijzen en van omschrijvingen doet u tijdens het factureren zelf. Wil u eerst een leveringsbon afdrukken? Geef die in, druk die af en registreer die. Nadien kunt u er meteen een factuur van maken zonder de gegevens opnieuw in te typen. Aangezien veel klanten van drankencentrales bij levering (moeten) betalen, vermelden de leveringsbonnen ook de bedragen als waren het facturen. Dat is makkelijk om af te rekenen. Heeft uw klant niet alles afgenomen wat er op de leveringsbon vermeld staat? U geeft die artikelen in op diens leveringsbon en de WINexpert+ geeft u een verzameld overzicht van het totaal van die artikelen om verder te verwerken, tezamen met eventueel teruggegeven leeggoed. Wil u de factuur onmiddellijk afdrukken of pas later? U kiest voor de knop 'afdrukken' of voor de knop 'registreren'. Wil u na de afdruk van de factuur nog iets eraan wijzigen? Kies dan voor 'herafdruk' van de factuur. Wil u de facturen stuk per stuk afdrukken of aan het einde van de dag? Aan het einde van de week? Einde van de maand? U kiest zelf het moment van de afdruk. Voor de facturen kiest u naar eigen keuze voorgedrukte facturen dan wel blanco papier, dat u door de WINexpert+ laat bedrukken, een eigen hoofding inbegrepen. Aan de hand van de klantenfiche maakt de WINexpert+ automatisch het aantal benodigde kopieën voor die ene klant. Afgedrukte, geregistreerde facturen en creditnota's komen in een buffer terecht, die in de WINexpert+ Boekhouding ingelezen kan worden. Voorraad en inventaris:U kiest zelf van welke artikelen u eventueel de voorraad bijhoudt. Ook als de voorraad nog niet bijgewerkt zou zijn, geeft de WINexpert+ u toch de factuur, zelfs al gaat de voorraad in uw computer daarmee onder nul. U typt de binnengekomen stock dan achteraf in. Door de voorraad te 'bevriezen' in de inventaris kunt u na het einde van het jaar gewoon verder factureren. De voorraad verandert dan nog wel, de bevroren inventaris nog enkel als u dat wil. Zo kunt u toch doorgaan met leveren en factureren zonder dat het uw inventaris beïnvloedt. Barcodes:U kent ze wel, die streepjescode op artikelen. De meeste dranken zijn er mee uitgerust. De WINexpert+ kent een optionele module om barcodes te scannen. Heeft een artikel geen barcode? Als u wil kunt u etiketten afdrukken (met uw eigen printer) met een eigen code. Die etiketten kunt u zelf aanpassen. Of u de artikelcode kent of die code intypt (of een eigen code hanteert), de WINexpert+ zoekt het artikel snel op en geeft u het juiste artikel. De streepjescodes zijn niet alleen nuttig voor het opnemen van de stock (eventueel met de handscanner WorkAbout van Psion, een krachtige, handige en betaalbare scanner), maar ook kunt u die gebruiken met de optionele kassamodule om de artikelen in te scannen in plaats van in te typen (al kunt u altijd de combinatie gebruiken). Kassa:Veel drankencentrales hebben een eigen discount voor afhaling van de dranken. Om de samenwerking met de facturatie te verzekeren en ook om een eventueel voorraadbeheer bij te kunnen houden, kunt u beter een computer als kassa gebruiken dan een aparte en meestal véél duurdere computerkassa aan te schaffen. Sluit een ticketprinter aan op uw computer en de kassalade op die printer (of rechtstreeks aan de computer) en de WINexpert+ drukt vlotjes kastickets af en opent de geldlade voor u. Die kastickets kunt u zelf ontwerpen en van een hoofding en van een voetnoot voorzien. Houdt uw ticketprinter geen controlestrook bij? Geen nood, de WINexpert+ slaat dan de afdruk op en op een 'stil' tijdstip laat u de ticketjes nog eens afdrukken, nu achter elkaar. En als een èchte kassa toont de WINexpert+ het totaalbedrag, het gegeven èn het terug te geven bedrag. Een betaling met Proton, Bancontact, kredietkaart, cheque? Als u wil, kunt u dat apart aangeven, zelfs met een eigen referentie om later gemakkelijk terug te kunnen vinden. De optionele kassamodule geeft verkoopoverzichten (die hij om kan zetten naar pro forma facturen, automatisch door te sturen naar de boekhouding) en samengevatte financiële overzichten (de controlestrook bevat het detail) om over te typen in de boekhouding. BTW-tarieven:BTW-tarieven past u zelf aan. De historiek van voorgaande jaren behoudt de oorspronkelijke BTW-tarieven. Als artikelen van BTW-tarief veranderen kunt u die in reeksen of in groepen aanduiden en in één keer de verandering automatisch doorvoeren. Kopieën:Het maken van veiligheidskopieën, back-ups, doet u op eenvoudige wijze vanuit de WINexpert+ zelf. Eventueel gebruik van die kopieën doet u ook vanuit de WINexpert+. Zo weet u altijd de juiste en de complete gegevens als een aparte kopie bewaard te hebben. Dit kopiëren gaat razendsnel en de gegevens worden samengeperst in een verhouding van 1 op 18 tot 1 op 30. Daardoor kunt u die kopieën ook maken op een diskette. Meestal volstaat één disketje voor een kopie. Enkele menupuntjes:Klanten: Facturatie: Artikelen: Kassaprogramma: BTW: Overigen:
|
